Statut to podstawa działania KGW
Każde koło gospodyń wiejskich działa na podstawie uchwalonego statutu. Określa on m.in. nazwę i siedzibę koła, jego cele i zadania, sposób nabywania i utraty członkostwa, prawa i obowiązki członków, zasady składek oraz organy koła i ich kompetencje. Statut jest więc jednym z podstawowych dokumentów, które KGW powinno mieć w swojej dokumentacji. ARiMR udostępnia również wzorcowy statut koła.
Protokoły z zebrań trzeba przechowywać
Ważnym dokumentem jest protokół z każdego zebrania członków KGW. Zgodnie z ustawą o kołach gospodyń wiejskich z obrad zebrania sporządza się protokół, który podpisuje przewodniczący zebrania oraz inne osoby wskazane w statucie. To nie jest dokument, który można po prostu wyrzucić po zakończeniu sprawy. Protokoły są jawne dla członków koła. W praktyce do dokumentacji KGW powinny więc trafiać protokoły zebrań, podczas których podejmowane są decyzje dotyczące działalności koła, jego finansów czy wyboru władz.
Uchwały – warto mieć je w dokumentacji
Zebranie członków jest najwyższym organem KGW. W sprawach, w których statut nie określa kompetencji innych organów, decyzje podejmuje właśnie zebranie członków. Uchwały zebrania obowiązują członków oraz organy koła. Dlatego dokumentacja koła powinna pozwalać odtworzyć, jakie decyzje zostały podjęte i kiedy. Uchwały powinny być powiązane z protokołami zebrań, na których zostały podjęte.
Lista członków KGW
Kolejnym ważnym elementem dokumentacji jest ewidencja członków. Krajowy Rejestr Kół Gospodyń Wiejskich prowadzony przez ARiMR zawiera m.in. listę członków koła wraz z miejscem stałego zamieszkania i numerem PESEL, a w przypadku cudzoziemca – odpowiednimi danymi dotyczącymi jego tożsamości. Lista członków nie jest jednak publikowana na stronie rejestru. Trzeba przy tym pamiętać, że lista założycieli koła nie jest tym samym co aktualna lista członków.
Dokumentacja finansowa – faktury i dowody wydatków
KGW jako osoba prawna musi również prawidłowo dokumentować swoją działalność finansową. Koło jest podatnikiem CIT, nawet jeśli korzysta ze zwolnienia z podatku. KGW składa roczne zeznanie CIT-8, a dochody zwolnione wykazuje w załączniku CIT-8/O. Co ważne, zeznanie CIT-8 trzeba złożyć również wtedy, gdy w danym roku koło nie osiągnęło żadnych przychodów. Podstawą rozliczeń powinny być więc dokumenty potwierdzające operacje finansowe – przede wszystkim faktury, rachunki, dowody wpłat i wypłat oraz inne dokumenty księgowe odpowiednie do rodzaju transakcji.
KGW może prowadzić uproszczoną ewidencję
Nie każde koło musi prowadzić pełną księgowość. Ustawa przewiduje możliwość prowadzenia przez KGW uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, jeżeli koło spełnia określone warunki. Dotyczą one m.in. rodzaju osiąganych przychodów. W uproszczonej ewidencji zapisuje się m.in. przychody ze składek członkowskich, darowizn rzeczowych, dotacji i pozostałe przychody, a także koszty. Każdy zapis powinien mieć odpowiedni dowód księgowy. Obowiązujące rozporządzenie przewiduje również wpisanie numeru faktury lub innego dowodu księgowego oraz krótkiego opisu operacji.
Koło powinno zachować dokumenty, które potwierdzają, na co zostały wydane pieniądze, np. faktury, rachunki i wyciągi bankowe. Przepisy dotyczące uproszczonej ewidencji nie określają jednak osobnego, sztywnego terminu ich przechowywania. W zakresie dokumentacji podatkowej zastosowanie ma Ordynacja podatkowa, zgodnie z którą księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co do zasady wynosi on 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
A jeśli KGW nie korzysta z uproszczenia?
Wtedy zasady rachunkowości trzeba ustalić zgodnie z ustawą o rachunkowości. KGW jako organizacja pozarządowa sporządza sprawozdanie finansowe według załącznika nr 6 albo załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. Jednocześnie koło, które spełnia ustawowe warunki, może prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. W takim przypadku nie sporządza i nie przesyła sprawozdania finansowego.
Dotacja oznacza dodatkową dokumentację
Szczególną uwagę na dokumenty powinny zwrócić koła korzystające z pomocy finansowej ARiMR. W przypadku pomocy na realizację celów określonych w ustawie o KGW koło musi nie tylko wykorzystać środki zgodnie z przeznaczeniem, ale również rozliczyć pomoc poprzez złożenie sprawozdania z jej wydatkowania.
KGW musi również przechowywać dokumenty księgowe i inne dokumenty potwierdzające prawidłowe wydatkowanie pomocy. W naborze na 2026 r. ARiMR określiła, że należy je przechowywać do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym koło rozliczyło pomoc za dany rok. W razie potrzeby dokumenty trzeba udostępnić na żądanie kierownika właściwego biura powiatowego ARiMR.
Zobacz także: Czy KGW może prowadzić sklep internetowy?
Co powinno znaleźć się w teczce KGW?
Warto więc uporządkować dokumentację koła w kilku podstawowych grupach:
- dokumenty organizacyjne – statut oraz dokumenty dotyczące władz i członków koła,
- protokoły zebrań członków,
- uchwały podejmowane przez zebranie członków,
- dokumentacja finansowo-księgowa – zgodnie z przyjętym sposobem prowadzenia rachunkowości,
- faktury, rachunki i inne dowody księgowe potwierdzające przychody i wydatki,
- dokumentacja bankowa związana z operacjami finansowymi koła,
- dokumentacja podatkowa, w tym składane zeznania CIT-8,
- dokumenty dotyczące otrzymanych dotacji i ich rozliczenia,
- dokumenty potwierdzające wydatkowanie pomocy, które należy przechowywać przez okres wymagany w zasadach danego naboru.
Dokument musi potwierdzać operację
W przypadku KGW nie chodzi o samo „posiadanie papierów”. Dokumentacja powinna pozwalać wykazać, skąd pochodziły pieniądze koła, na co zostały wydane i na jakiej podstawie dokonano danego wydatku. Ma to szczególne znaczenie podczas rozliczania dotacji. ARiMR wymaga przechowywania dokumentów księgowych i innych dowodów potwierdzających prawidłowe wydatkowanie otrzymanej pomocy.
Warto więc od początku prowadzić dokumentację w sposób uporządkowany – osobno dokumenty organizacyjne, protokoły i uchwały, a osobno dokumentację finansową i dotacyjną. Dzięki temu łatwiej rozliczyć działalność koła i wykazać prawidłowe wykorzystanie otrzymanych środków.
fot. Archiwum redakcji/ na zdjęciu KGW Potaszanki
Źródło: ARiMR, podatki.gov.pl, Dziennik Ustaw
