Rolniczka Anna Wencel-Pakuła pochodzi z województwa wielkopolskiego. Mieszka niedaleko Poznania, gdzie prowadzi z mężem gospodarstwo rolne o wielkości 20 hektarów nastawione na produkcję roślinną. Kiedyś posiadali spore stado owiec (200 sztuk) – obecnie na stanie pozostało już tylko 10 sztuk – raczej z sentymentu.
Jak cyfryzacja dokumentów może wspomóc rolników w codziennej pracy?
Anna Wencel-Pakuła dodatkowo, prócz prowadzenia gospodarstwa, zajmuje się cyfryzacją dokumentów, po to, aby ułatwić sobie życie. A przecież niemal w każdym gospodarstwie zapisków, faktur i listów jest całkiem sporo. Są to „papiery” związane z zakupem nawozów, środków ochrony roślin, czy dokumenty dotyczące hodowli zwierząt. Ponadto, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa wymaga od rolników wypełniania coraz to nowych dokumentów, dlatego warto zapanować nad tym potencjalnym chaosem.
Excel dla rolników – magia systemu rolniczki z Wielkopolski
Przemyślane segregowanie i archiwizowanie dokumentów dotyczy także korespondencji. Bywa i tak, że rolnik wciąż czegoś szuka – przy okazji kontroli Agencji, czy zapytań ze strony KRUS: – Mimo tego, że najwięcej informacji wysyłanych jest mailami, to i tak ważne pisma przychodzą pocztą, a później zastanawiamy się, kiedy list został dostarczony i w ogóle, gdzie on jest! Dlatego uważam, że taka cyfryzacja w gospodarstwie jest naprawdę przydatna – podkreśla Anna Wencel-Pakuła.
Przeczytaj także: Pomysł na biznes na wsi: gospodarstwo ekologiczne Manufaktura Dobra. Z czego żyją rolnicy? (VIDEO)
W czasie wypełniania kluczowych wniosków rolnik musi załączyć ważne faktury. Najczęściej znika na długi czas, aby je odszukać w stercie wielu innych dokumentów. Rolniczka podkreśla, że jeżeli mamy wszystko zeskanowane i poukładane w odpowiednich katalogach, to odnalezienie potrzebnego dokumentu staje się kwestią chwili.
– U nas w gospodarstwie sprawdził się rejestr faktur zakupowych i do tego rejestru tak naprawdę wrzucamy wszystkie faktury, np. za nawóz, za pasze dla zwierząt i za środki ochrony roślin. Jest to rejestr w arkuszu Excel, do którego załączamy zeskanowaną fakturę, wpisujemy, na jaką ona jest kwotę, z jakiego dnia, do kiedy była płatność i czy należy ją wykonać przelewem. Jeśli mamy do czynienia z płatnością online i kwota jest większa, rozkładamy ją na kilka wpłat. Cały rejestr mam tak skonstruowany, że on po prostu automatycznie mi liczy, ile jeszcze pozostało do zapłaty, a także ile dni dana faktura jest w terminie. Wszystko się czytelnie wyświetla – opisuje rolniczka, twórczyni systemu zarządzania dokumentami w gospodarstwie rolnym.
System, który ułatwia codzienną pracę w gospodarstwie rolnym
Sporządzone przez Annę Wencel-Pakułę rejestry są niezwykle użyteczne. Rolnik sam szybko nauczy się, jak zarządzać poszczególnymi arkuszami: może wpisać każdy przelew, datę tej wpłaty, wygenerować daną firmę i sortować dane właśnie po jej nazwie. Co najważniejsze, użytkownik zliczy wszystkie koszty poniesione w danym miesiącu. Jeśli chodzi o środki ochrony roślin, rolniczka proponuje osobny arkusz, również w Excelu, gdzie trzeba wpisać zakupione preparaty, między innymi dlatego, żeby wiedzieć, gdzie można bezpłatnie oddać puste opakowanie. Jednocześnie ma podgląd do etykiety. W rejestrze jest też miejsce na stany magazynowe – rolnik szybko odszuka dany środek, błyskawicznie dowiadując się, czy posiada go jeszcze na stanie lub czy musi udać się do sklepu. Ten sam rejestr skutecznie działa także w kontekście pasz. Wszystkie te udogodnienia sprawdzają się również w przypadku kontroli ARiMR.
Skąd wziął się pomysł młodej rolniczki?
Anna Wencel-Pakuła takiego sprawnego prowadzenia gospodarstwa nauczyła się poprzez doświadczenie pracy w biurze, w którym udoskonalała system przechowywania dokumentów. Jej rozwiązania sprawdziły się w tym kontekście, wiec postanowiła dobre wzorce przenieść do swojej pracy w gospodarstwie. Stworzyła arkusze od A do Z, według własnych potrzeb, bazując na swoich doświadczeniach: rejestr faktur zakupowych, czy rejestr z korespondencją wychodzącą i przychodzącą. – Takie puste arkusze jestem w stanie udostępnić dalej. Dla wielu osób robię też indywidualne, typowo dostosowane do rodzaju działalności – tłumaczy Anna Wencel-Pakuła. Pomysł rolniczki okazał się strzałem w przysłowiową dziesiątkę. Wielu rolników już zakupiło tego typu usługę, oszczędzając na czasie (nawet 8 godzin tygodniowo) i niwelując stres związany z poszukiwaniem ważnych dokumentów.
Excel dla rolników to coś na kształt podręcznej domowej księgowości. Dzięki proponowanym rozwiązaniom rolnik ma pod ręką archiwum i dostęp do wszystkich faktur, może szybko wyliczyć rentowność produkcji – wie, ile wydał, a ile zarobił w swoim gospodarstwie. Szybko sporządzi kalkulację opłacalności swojego rolniczego biznesu. A do tego szybko porówna ceny, np. środków ochrony roślin: – Są one bardzo konkurencyjne. Wystarczy uruchomić odpowiedni arkusz, by zobaczyć, ile wcześniej kosztował dany preparat. To niezwykle przydatne narzędzie, ponieważ na środkach ochrony roślin można zaoszczędzić wiele pieniędzy – podsumowuje Anna Wencel-Pakuła.
fot. Archiwum własne rolniczki
