Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to rewolucja w zakresie wystawiania i zarządzania fakturami umożliwiająca wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w obrębie jednego systemu. To zupełnie nowy sposób przekazywania faktur między osobą wystawiającą ją a odbiorcą. W tym systemie faktura sprzedaży zostaje wysłana do KSeF, odbiorca natomiast sam musi ją sobie pobrać. Faktura ta występuje w formie pliku.
Dzięki takiemu rozwiązaniu Ministerstwo Finansów może monitorować faktury wystawione przez polskich podatników.
System KSeF
Całą przygodę z nowym sposobem fakturowania rozpoczyna uwierzytelnienie się w systemie za pomocą podpisu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Może dokonać tego przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nastąpi od:
- lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Zobacz także: Kwestia daty wystawienia faktury w systemie KSeF – o czym trzeba pamiętać?
KSeF jest skierowany do dość sporej grupy odbiorców, jak:
- podatnik np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
- podmioty wskazane przez podatnika np. biuro rachunkowe,
- organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy,
- osoby fizyczne wskazane w ZAW-FA,
- podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.
W KSeF dostępne są uprawnienia, które służą do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, a także do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Nadawanie tych uprawnień odbywa się elektronicznie za pomocą ksef.mf.gov.pl lub w postaci papierowej przez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA). Ten ostatni wariant jest możliwy dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą, np. kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, czy profilu zaufanego.
Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP mogą korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich, bez potrzeby zgłaszania ich w urzędzie skarbowym. W pozostałych przypadkach taki podatnik musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach systemu. Aby zarządzać uprawnieniami trzeba dysponować odpowiednimi danymi, jak nazwa podmiotu czy NIP.
Źródło: ksef.podatki.gov.pl
fot. envato elements
