Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już nie tylko zapowiedź zmian, ale obowiązujący system elektronicznego wystawiania i odbierania faktur. Dla rolników prowadzących gospodarstwa na zasadach ogólnych VAT oznacza to konieczność dostosowania sposobu fakturowania do nowych przepisów. Nie oznacza jednak, że każdy producent rolny musi samodzielnie logować się do systemu i wystawiać w nim dokumenty. Ważne jest przede wszystkim to, czy rolnik jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze statusu rolnika ryczałtowego oraz komu sprzedaje swoje produkty.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął podatników, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązuje pozostałych podatników, z wyjątkiem najmniejszych, korzystających z przejściowego odroczenia. Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto. Od 1 stycznia 2027 r. również ta grupa będzie musiała wystawiać faktury w systemie. Warto pamiętać, że obowiązek odbierania faktur w KSeF obowiązuje już od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że nawet jeśli rolnik jeszcze nie musi wystawiać faktur w systemie, powinien mieć możliwość odbierania dokumentów od kontrahentów.
Rolnik na VAT musi przygotować się do e-fakturowania
Jeżeli rolnik jest czynnym podatnikiem VAT i wystawia faktury za sprzedane płody rolne, co do zasady musi korzystać z KSeF zgodnie z terminami przewidzianymi dla swojej grupy podatników. Dotyczy to również gospodarstw, które wystawiają faktury firmom skupującym zboże, mleczarniom, zakładom przetwórczym czy innym przedsiębiorcom. Ministerstwo Finansów wyjaśnia to na przykładzie gospodarstwa rolnego, którego właściciel rozlicza VAT i wystawia faktury za sprzedaż plonów. Jeżeli sprzedaż kierowana jest do innego podatnika, rolnik powinien wystawiać takie dokumenty w KSeF. Nie oznacza to jednak, że każda sprzedaż musi być udokumentowana fakturą w systemie. Obowiązek nie obejmuje m.in. faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jeżeli więc rolnik sprzedaje produkty bezpośrednio konsumentom i nie wystawia im faktur, sama taka sprzedaż nie oznacza konieczności przesyłania dokumentów do KSeF.
Rolnik ryczałtowy nie musi wystawiać faktur VAT RR w KSeF
Inaczej wygląda sytuacja rolników ryczałtowych. W ich przypadku fakturę VAT RR dokumentującą zakup produktów rolnych wystawia nabywca, który jest czynnym podatnikiem VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. możliwe jest wystawianie takich dokumentów również w KSeF, ale rozwiązanie to jest dobrowolne. Rolnik ryczałtowy może wskazać w systemie nabywcę jako uprawnionego do wystawiania w jego imieniu faktur VAT RR i faktur korygujących. Jeżeli zdecyduje się na takie rozwiązanie, wskazany nabywca będzie musiał wystawiać te dokumenty w KSeF do czasu odwołania uprawnienia. Jeśli rolnik nie dokona takiego wskazania, faktury VAT RR będą wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach.
Rolnik ryczałtowy nie ma więc obowiązku przystępowania do KSeF tylko dlatego, że sprzedaje produkty rolne i otrzymuje faktury VAT RR. Może jednak dobrowolnie skorzystać z elektronicznego rozwiązania.
Zobacz także: KSeF dla rolników. Księgowa Rolnika radzi, jak uniknąć błędów i niepotrzebnych kosztów
Jak przygotować gospodarstwo do KSeF?
Rolnik, który musi wystawiać faktury w systemie, powinien sprawdzić przede wszystkim sposób logowania i dostęp do dokumentów. Do korzystania z KSeF można używać bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Możliwe jest również korzystanie z komercyjnego programu księgowego zintegrowanego z systemem. Do aplikacji można zalogować się m.in. przez login.gov.pl, korzystając z Profilu Zaufanego, mObywatela, bankowości elektronicznej lub e-dowodu. Dostępne jest także uwierzytelnienie podpisem kwalifikowanym albo pieczęcią elektroniczną. Przedsiębiorca powinien również sprawdzić, kto będzie wystawiał faktury w jego imieniu. Może robić to sam, ale może też nadać odpowiednie uprawnienia pracownikowi lub biuru rachunkowemu. W przypadku podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się w systemie w inny sposób, może być potrzebne złożenie zawiadomienia ZAW-FA. Warto też ustalić z księgowością, jak będą odbierane faktury zakupowe. Dokumenty wystawione w KSeF trafiają do systemu, dlatego trzeba regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury. Sam KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o każdym nowym dokumencie.
KSeF nie wymaga płatnego programu
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Umożliwia ona wystawianie, odbieranie, przeglądanie i pobieranie faktur. Można w niej także zarządzać uprawnieniami użytkowników oraz obsługiwać dokumenty VAT RR. Rolnik nie musi więc kupować komercyjnego programu tylko po to, by wystawiać faktury w KSeF. Jeżeli jednak korzysta już z programu księgowego, powinien sprawdzić u jego dostawcy, czy został on dostosowany do współpracy z KSeF 2.0.
Źródło: ksef.podatki.gov.pl
fot. Canva AI
