Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli zapisanych w formacie XML. Wielokrotnie pisaliśmy już o tym rewolucyjnym systemie księgowym: KSeF.
Każda faktura przesłana przez KSeF otrzymuje:
- unikalny numer identyfikacyjny,
- Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które stanowi dowód jej prawidłowego wystawienia i dostarczenia.
System zapewnia bezpieczne archiwizowanie dokumentów i pełną kontrolę nad obiegiem faktur.
Czy Koła Gospodyń Wiejskich muszą mieć konto w KSeF?
Każde Koło Gospodyń Wiejskich i tak będzie zobowiązane do korzystania z KSeF. System stanie się podstawowym narzędziem do odbierania faktur od różnych podmiotów oraz ich archiwizacji. Konto w KSeF będzie magazynować wszystkie faktury wystawione na dane KGW.
KGW bez działalności gospodarczej – czy też musi mieć KSeF?
Okazuje się, że ten obowiązek dotyczy również KGW, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie sprzedają produktów i nie wystawiają faktur. Już od 1 lutego 2026 roku duże podmioty będą wystawiały faktury wyłącznie w systemie KSeF. Oznacza to, że faktury kierowane do KGW również będą trafiały do tego systemu, a bez konta ich odbiór może być utrudniony lub niemożliwy.
KSeF: dlaczego nie warto odkładać założenia konta?
Założenie konta w KSeF i zapoznanie się z zasadami jego działania z wyprzedzeniem pozwoli uniknąć problemów organizacyjnych i formalnych w przyszłości. Wczesne przygotowanie da czas na:
- spokojne zapoznanie się z systemem,
- wyznaczenie osób uprawnionych do obsługi konta,
- uniknięcie nerwowych działań tuż przed wejściem obowiązku w życie.
Zobacz także: KSeF obowiązkowy od 2026 r. Co muszą wiedzieć rolnicy i agrobiznes?
Warto wiedzieć: KSeF będzie wprowadzany etapami
Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur nie obejmie wszystkich podmiotów jednocześnie. Zgodnie z zapowiedziami, system będzie wdrażany stopniowo:
- od 1 lutego 2026 r. – dla tzw. dużych podmiotów, czyli firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników VAT,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podmiotów, w tym KGW wystawiających faktury do 450 zł i osiągających miesięczną sprzedaż do 10 tys. zł.
KSeF – nowe obowiązki, ale i większe bezpieczeństwo
Choć KSeF oznacza dodatkowe formalności, system ma również zalety: uporządkowany obieg dokumentów, łatwy dostęp do archiwum faktur i większą przejrzystość rozliczeń. Dla KGW to kolejny krok w stronę cyfryzacji i dostosowania się do nowych realiów prawnych.
Kiedy KGW nie będzie musiało korzystać z KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie w każdej sytuacji będzie dotyczył Kół Gospodyń Wiejskich. Z KSeF nie trzeba korzystać m.in. w przypadku:
- faktur uproszczonych – chodzi o paragony z numerem NIP do kwoty 450 zł,
- transakcji niepodlegających VAT i zagranicznych – dotacje, darowizny i subwencje, składki członkowskie, które nie są wynagrodzeniem za usługę, nie podlegają opodatkowaniu VAT,
- działalności zwolnionej z VAT – zgodnie z art. 43 ustawy o VAT, niektóre usługi, m.in. edukacyjne, kulturalne czy medyczne, mogą korzystać ze zwolnienia z VAT.
KSeF w praktyce – głównie do odbioru faktur
W praktyce w 2026 roku konto w KSeF dla większości Kół Gospodyń Wiejskich będzie służyło przede wszystkim do odbierania faktur od przedsiębiorców, którzy zostaną objęci obowiązkiem korzystania z systemu. Dotyczy to m.in. usług, z których KGW korzystają na co dzień – wynajmu, zakupów materiałów czy usług zewnętrznych. Dlatego nawet jeśli KGW nie wystawia faktur, dostęp do KSeF warto zapewnić sobie odpowiednio wcześniej, aby uniknąć problemów organizacyjnych i formalnych w kolejnych latach.
Źródło: Porozumienie Kół Gospodyń Wiejskich Pomorza Zachodniego, ksef.podatki.gov.pl
fot. Canva AI
