Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Każda faktura w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które stanowi dowód jej prawidłowego wystawienia i doręczenia.
Etapy wdrażania KSeF – co warto wiedzieć?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wprowadzany stopniowo:
- od 1 lutego 2026 r. – dla firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł (duże podmioty),
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podmiotów, w tym KGW o bardzo drobnej aktywności fakturowej.
W praktyce w 2026 r. konto w KSeF dla KGW będzie służyło głównie do odbierania faktur od przedsiębiorców objętych obowiązkiem korzystania z systemu.
Czy KGW musi mieć konto w KSeF?
Każde Koło Gospodyń Wiejskich i tak będzie musiało posiadać konto w KSeF. System ten stanie się podstawowym narzędziem do odbierania i archiwizowania faktur. W praktyce konto w KSeF będzie pełnić funkcję miejsca zbiorczego na dokumenty od kontrahentów.
Przeczytaj także: ZAW-FA – pierwszy krok do KSeF. Ważna informacja dla Kół Gospodyń Wiejskich
KGW bez działalności gospodarczej a KSeF – od kiedy?
Nawet jeśli KGW nie prowadzi działalności gospodarczej, niczego nie sprzedaje i nie wystawia faktur, również będzie objęte systemem KSeF. Wynika to z faktu, że faktury wystawiane przez przedsiębiorców na rzecz KGW będą trafiały właśnie do tego systemu. Duże podmioty rozpoczną obowiązkowe korzystanie z KSeF już od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że KGW, korzystające z ich usług, powinny wcześniej zadbać o dostęp do systemu, aby móc odbierać faktury.
Co KGW powinno zrobić w związku z KSeF?
Aby przygotować się do funkcjonowania w nowym systemie, Koło Gospodyń Wiejskich powinno zgłosić pierwszą osobę uprawnioną – poprzez złożenie formularza ZAW-FA w urzędzie skarbowym. w Następnym kroku należy aktywować konto w KSeF – osoba uprawniona po rejestracji przez urząd skarbowy loguje się na platformie KSeF i nadaje odpowiednie uprawnienia.
Kiedy KGW nie musi korzystać z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy wszystkich sytuacji. KGW nie musi używać systemu m.in. przy:
- transakcjach niepodlegających VAT (np. dotacje, darowizny, subwencje, składki członkowskie na cele statutowe),
- transakcjach zagranicznych, które nie podlegają opodatkowaniu w Polsce.
- działalności zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ustawy o VAT (np. usługi edukacyjne czy kulturalne),
- fakturach uproszczonych – paragonach z NIP do 450 zł.
Źródło: gov.pl, Porozumienie Kół Gospodyń Wiejskich Pomorza Zachodniego/Facebook
fot. Canva AI
