Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie oraz przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych, sporządzanych w jednolitym formacie XML. O tym rewolucyjnym rozwiązaniu w księgowości pisaliśmy już wielokrotnie, zwracając uwagę na jego rosnące znaczenie dla różnych podmiotów.
Czy Koła Gospodyń Wiejskich muszą mieć konto w KSeF?
Tak – każde Koło Gospodyń Wiejskich będzie zobowiązane do korzystania z KSeF. System stanie się podstawowym narzędziem do odbierania faktur od kontrahentów oraz ich archiwizowania. Konto w KSeF będzie pełnić funkcję centralnego „magazynu” wszystkich faktur wystawionych na dane KGW. Co istotne, obowiązek ten dotyczy także tych kół, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie sprzedają produktów ani nie wystawiają własnych faktur. Od 1 lutego 2026 r. duże podmioty będą wystawiać faktury wyłącznie za pośrednictwem KSeF. W praktyce oznacza to, że faktury kierowane do KGW również trafią do tego systemu – a brak konta może znacznie utrudnić lub wręcz uniemożliwić ich odbiór.
Przeczytaj także: KSeF obowiązkowy także dla KGW. Dlaczego warto założyć konto już teraz?
Co to jest ZAW-FA i do czego służy?
Formularz ZAW-FA, czyli zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, to podstawowy dokument, od którego KGW rozpoczyna korzystanie z KSeF. Za jego pośrednictwem zgłaszamy pierwszą osobę uprawnioną do obsługi systemu. Za pomocą jednego formularza ZAW-FA można wskazać tylko jedną osobę, która otrzyma początkowe uprawnienia. Bez tego zgłoszenia KGW nie będzie miało realnego dostępu do systemu e-Faktur. Pierwszą osobą uprawnioną powinna być osoba fizyczna wyznaczona przez Koło Gospodyń Wiejskich. Może to być członek lub członkini zarządu KGW, księgowa lub księgowy obsługujący koło. Pierwsza osoba uprawniona może później samodzielnie nadawać dostęp kolejnym osobom, bez konieczności składania kolejnych formularzy ZAW-FA.
Jak złożyć zgłoszenie ZAW-FA?
Zawiadomienie można złożyć papierowo lub elektronicznie.
ZAW-FA elektronicznie
Pobieramy formularz ZAW-FA ze strony Ministerstwa Finansów, wypełniamy dokument, podpisujemy elektronicznie i wysyłamy jako załącznik przez e-Urząd Skarbowy do właściwego ze względu na położenie KGW urzędu skarbowego.
ZAW-FA w formie papierowej
Należy pobrać formularz ZAW-FA z oficjalnej strony Ministerstwa Finansów, następnie wydrukować i podpisać odręcznie (zarząd KGW). Trzeba także dołączyć wypis z Krajowego Rejestru KGW, a dokumenty złożyć osobiście lub wysłać do urzędu skarbowego właściwego dla KGW.
Przeczytaj także: KSeF obowiązkowy także dla KGW. Dlaczego warto założyć konto już teraz?
Co KGW powinno zrobić w związku z KSeF?
Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza dla KGW konieczność przygotowania się, chodzi o:
- zgłoszenie pierwszej osoby uprawnionej – poprzez formularz ZAW-FA,
- aktywację konta KSeF – dokonuje jej osoba uprawniona po rejestracji przez urząd skarbowy,
- nadanie uprawnień kolejnym osobom.
KSeF to zmiana, do której warto przygotować się wcześniej
Choć nowe obowiązki mogą wydawać się skomplikowane, odpowiednie przygotowanie i szybkie zgłoszenie pierwszej osoby uprawnionej pozwoli KGW bezproblemowo wejść w nowy system. ZAW-FA to pierwszy, ale kluczowy krok na drodze do sprawnej obsługi e-Faktur.
Źródło: gov.pl
fot. Canva AI
