Kasa fiskalna kojarzy się głównie z wydawaniem paragonów, ale w praktyce pełni znacznie szerszą rolę. Jest narzędziem ewidencji sprzedaży, które porządkuje rozliczenia podatkowe, ułatwia prawidłowe naliczanie VAT i podatku dochodowego, a do tego potwierdza legalność transakcji wobec klienta i urzędu skarbowego. Dla administracji skarbowej to sposób na ograniczenie szarej strefy, a dla uczciwych przedsiębiorców – element równej konkurencji. Piszą o tym specjaliści w publikacji Wielkopolskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Poznaniu: Krótkie łańcuchy dostaw – jak znaleźć klientów i sprzedawać z zyskiem.
Kiedy powstaje obowiązek posiadania kasy fiskalnej?
Kluczowe znaczenie ma to, komu rolnik sprzedaje. Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie dotyczy transakcji:
- na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności,
- oraz rolników ryczałtowych.
Jeżeli natomiast klientem jest firma, a sprzedaż dokumentowana jest fakturą (VAT lub bez VAT), kasa fiskalna nie jest potrzebna.
W praktyce:
- sprzedaż dla przedsiębiorcy → faktura, bez kasy,
- sprzedaż dla osoby prywatnej → paragon z kasy.
Wielu sprzedawców funkcjonuje w modelu mieszanym. Wtedy część sprzedaży trafia na faktury, a część musi być rejestrowana na kasie fiskalnej.
Sprzedaż internetowa i płatności bezgotówkowe a kasa fiskalna
Sprzedaż online rządzi się nieco innymi zasadami. Jeżeli zapłata wpływa w całości na konto bankowe i z przelewu jasno wynika, kto i za co zapłacił, wówczas możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Inaczej jest przy płatnościach gotówkowych przy odbiorze – wtedy kasa staje się obowiązkowa.
Rolnik a kasa fiskalna – najważniejsze rozróżnienia
Nie każdy rolnik musi posiadać kasę fiskalną. Wszystko zależy od formy działalności.
Rolnik ryczałtowy
Rolnik sprzedający własne, nieprzetworzone produkty rolne (np. zboże, warzywa, owoce, mleko, ziemniaki) i korzystający ze statusu rolnika ryczałtowego nie ewidencjonuje sprzedaży na kasie i nie ma obowiązku prowadzenia takiej dokumentacji.
Dotyczy to także sprzedaży bezpośredniej osobom prywatnym. – W przypadku sprzedaży własnych produktów rolnych (np. owoców, warzyw, miodu) na targowisku, rolnik ryczałtowy nadal nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli sprzedaje produkty nieprzetworzone. Ale jeśli sprzedaje np. soki, konfitury, sery, pieczywo – czyli produkty przetworzone – jest traktowany jako przedsiębiorca i kasa fiskalna staje się obowiązkowa – podkreślają specjaliści w publikacji Wielkopolskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Poznaniu: Krótkie łańcuchy dostaw – jak znaleźć klientów i sprzedawać z zyskiem.
Rolnik – podatnik VAT
Rolnik zarejestrowany jako czynny podatnik VAT:
- nie potrzebuje kasy, jeśli cała sprzedaż jest fakturowana,
- musi posiadać kasę, jeżeli sprzedaje osobom prywatnym bez wystawienia faktury.
Przetwórstwo, usługi i agroturystyka
Jeżeli rolnik sprzedaje produkty przetworzone (np. sery, soki, dżemy), świadczy usługi rolnicze, czy prowadzi agroturystykę, to jest traktowany jak przedsiębiorca. Wtedy obowiązują go te same zasady co inne firmy – kasa fiskalna jest wymagana przy sprzedaży dla osób fizycznych, chyba że spełnione są warunki zwolnienia: – Jeśli rolnik oprócz typowej produkcji rolnej prowadzi działalność gospodarczą, np.: sprzedaż przetworzonych produktów (sery, soki, dżemy), wynajem pokoi (agroturystyka), usługi rolnicze (np. koszenie, orka dla innych), to podlega tym samym zasadom, co każdy przedsiębiorca. Wtedy jeśli sprzedaje osobom prywatnym → musi mieć kasę fiskalną i może korzystać ze zwolnienia, jeśli jego obrót nie przekroczy 20 000 zł rocznie lub cała sprzedaż jest bezgotówkowa – opisują eksperci we wspomnianej wyżej publikacji Wielkopolskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Poznaniu: Krótkie łańcuchy dostaw – jak znaleźć klientów i sprzedawać z zyskiem.
Zobacz także: Krótkie łańcuchy dostaw: jak rolnik może dziś skutecznie dotrzeć do klienta?
Branże z obowiązkiem kasy od pierwszej sprzedaży
Przepisy przewidują grupy działalności, które muszą mieć kasę fiskalną niezależnie od wysokości obrotu. Należą do nich m.in. warsztaty samochodowe, gastronomia i catering, usługi hotelarskie, przewóz osób, fryzjerzy, kosmetyczki, lekarze, dentyści, prawnicy, sprzedaż paliw i części samochodowych, sprzedaż sprzętu elektronicznego. Dla tych branż limit 20 tys. zł nie ma zastosowania.
Przeczytaj także: Krótkie łańcuchy dostaw coraz ważniejsze. Dlaczego rolnicy skracają drogę „od pola do stołu”?
Zwolnienie ze względu na obrót
Jeżeli rolnik nie prowadzi działalności objętej obowiązkiem bezwzględnym, może korzystać ze zwolnienia, gdy:
- obrót na rzecz osób prywatnych nie przekroczy 20 000 zł rocznie,
- albo cała sprzedaż odbywa się bezgotówkowo i jest możliwa do jednoznacznego przypisania do nabywcy.
Po przekroczeniu limitu kasa fiskalna staje się obowiązkowa.
Kasy fiskalne online – nowy standard
Specjaliści we wspomnianej publikacji Wielkopolskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Poznaniu podkreślają, że obecnie dominującym rozwiązaniem są kasy fiskalne online, które automatycznie przekazują dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas KAS. W porównaniu do starszych urządzeń nie wymagają ręcznego raportowania, zapewniają większe bezpieczeństwo danych i umożliwiają integrację z terminalami płatniczymi i systemami sprzedaży. Obowiązek stosowania kas online był wprowadzany stopniowo i dziś obejmuje większość kluczowych branż usługowych.
Jakie obowiązki wiążą się z posiadaniem kasy?
Przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej musi m.in.
- wydawać paragon przy każdej sprzedaży,
- wykonywać raporty dobowe i miesięczne,
- przechowywać dokumentację,
- zapewnić połączenie kasy z internetem,
- wykonywać przegląd techniczny co 2 lata,
- zgłaszać awarie i prowadzić ewidencję zastępczą.
Brak kasy fiskalnej – jakie sankcje?
Dobrze dobrana forma ewidencji pozwala uniknąć kar i prowadzić sprzedaż zgodnie z przepisami – zarówno w gospodarstwie, jak i w działalności pozarolniczej. Eksperci przypominają, że w przypadku braku kasy, gdy ten obowiązek zachodzi, rolnikowi grozi zapłata dodatkowego zobowiązania podatkowego – 30% podatku VAT od sprzedaży i kara grzywny z Kodeksu karnego skarbowego oraz utrata prawa do ulgi na zakup kasy.
Źródło: Publikacja Wielkopolskiego Ośrodka Doradztwa Rolniczego w Poznaniu: Krótkie łańcuchy dostaw – jak znaleźć klientów i sprzedawać z zyskiem
fot. Canva AI
